Microsoft Teams kao pokretač digitalizacije timova

Najznačajniji resurs svake kompanije su njeni zaposleni i znanja koja oni poseduju.

Zato je kompanija Telekom Srbija prepoznala upravo tim kao jednu od svojih pet ključnih korporativnih vrednosti u koju želi da ulaže i razvija je i u budućnosti. Timski rad je pokretač uspeha svake kompanije koji određuje finalni rezultat posla. Međutim, način na koji ljudi i timovi obavljaju posao je doživeo značajne promene u poslednjih par meseci.

Ceo svet suočio se sa novim, otežanim okolnostima života i rada, a kompanije sa novim izazovima u poslovanju. Jedan od njih bila je upravo komunikacija zaposlenih „na daljinu“. Veliki broj zaposlenih, kojima je priroda posla to omogućavala, radio je od kuće.  Kao i svuda, popularnost Microsoft Teams-a kao alata koji značajno olakšava komunikaciju unutar tima, osetno je porasla tokom ovog perioda i u našoj kompaniji. Veliki broj zaposlenih je redovne sastanke zamenio virtuelnim, na Teams-u, što je nastavljeno da se praktikuje i u redovnim poslovnim tokovima, sa povratkom u kancelarije.

Iako nije nov proizvod, i dalje postoji zabuna oko toga šta je Teams i kako može da pomogne i doprinese poslovanju. Neki ga jednostavno nazivaju aplikacijom, dok drugi smatraju da predstavlja samo bolju verziju Skype for Business. Zapravo, radi se o izuzetno korisnoj aplikaciji koja se može koristiti za jačanje timova i za veću efikasnost u poslu, pogotovo u okolnostima onemogućenih redovnih sastanaka.

Šta je Microsoft Teams?

Teams predstavlja centralizovano softversko čvorište za poslovnu komunikaciju i saradnju.

Jednostavan je za upotrebu i moćan u slučajevima kada postoji potreba za zajedničko kreiranje sadržaja, za razmenjivanje fajlova u okviru timova, kao i za razmenjivanje poruka u jednom modernom aplikativnom interfejsu.

Interfejs je, pored klasičnih računara omogućen i za sve oblike mobilnih uređaja koji se koriste u savremenom poslovanju: Android i Iphone mobilne telefone, kao i za tablete. Timovi ne moraju da budu ograničeni na korisnike iz kompanije, već se mogu uključiti i drugi eksterni korisnici – guest.

Teams je cloud aplikacija, što znači da se na jednostavan i uvek ažuran način pristupa celokupnom sadržaju sa bilo koje lokacije i sa bilo kog uređaja, potrebna je samo kvalitetna internet konekcija. Najsavremenije metode zaštite obezbeđuju visoku bezbednost aplikacije i sadržaja, iako je reč o cloud rešenju.

Uređivanje bilo kog sadržaja koji se postavi u okviru timova je vrlo jednostavno i omogućava istovremeno uređivanje za veći broj korisnika koji rade na sadržaju. Osnovna funkcionalnost aplikacije je chat – razmenjivanje poruka koje funkcioniše u obliku nezavisnih diskusija, čime se izuzetno pojednostavljuje vođenje evidencije u okviru tima, sa odličnom opcijom pretraživanja. Na ovo se nadovezuju i notifikacije, čime se izuzetno unapređuje način komuniciranja u okviru timova u odnosu na komunikaciju korišćenjem e-mail-a. Dodavanje novog korisnika u tim i njegov uvid u svu postojeću dokumentaciju i konverzaciju sa ovim alatom su izuzetno olakšani, što može dovesti do produktivnijeg rada zaposlenih.

Aplikacija je sinhronizovana sa korisničkim kalendarom te omogućuje vrlo jednostavnu integraciju u slučaju kreiranja sastanaka sa timom. Pored toga, Teams ima veliki broj konektora na aplikacije trećih softverskih proizvođača koje se prirodno integrišu u Teams okruženje. Tu je i veći broj automatizovanih robota bot-ova koji vam olakšavaju izvođenje širokog spektra poslovnih aktivnosti i štedi vreme.

Aplikacija ima ugrađene opcije za korišćenje Slash komandi kojima se skup određenih aktivnosti može jednostavno optimizovati. Pored toga omogućeno je i spominjanje korisnika, kao i ubacivanje Meme – vizuelnih blokova. Time se izlazi iz konteksta klasične komunikacije i poboljšava korisničko iskustvo.

Zašto Microsoft Teams?

Teams, kao što i samo ime kaže, je alat za saradnju koji omogućuje timski rad na svim kompanijskim nivoima. Nudi alate i prostor za razmenu ideja, kreiranje rešenja, donošenje odluka i realizaciju zadataka. Sve ovo moguće je između kolega i/ili spoljnih saradnika razmenom poruka, dokumenata, audio i video konferencijskim pozivima, nevezano za vreme i mesto gde se nalaze.

Imajući u vidu ne samo trenutne okolnosti koje nas sprečavaju da imamo saradnju na koju smo navikli, već i to da su mnoge organizacione jedinice i inače lokacijski odvojene, ne čudi da Teams polako postaje neizbežan alat u komunikaciji za efikasan rad. Njegova  jedinstvenost krije se u činjenici da ga je u potpunosti moguće prilagoditi i organizaciji i timovima.

Ono što je sigurno najviše uticalo na masovniju upotrebu Teams-a je širok spektar mogućnosti koje nudi za lakšu komunikaciju i saradnju „na daljinu“. A lakše-svakako znači i brže i organizovanije.

Zbog toga ovaj alat i jeste stekao veliku popularnost. Osim što olakšava i obogaćuje timski rad, on štedi vreme, a namenjen je i poboljšanju produktivnosti u različitim uslovima u kojima se možemo naći.

Leave a Comment